Jedes Unternehmen ist verpflichtet, geschäftliche Unterlagen über einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Der Gesetzgeber schreibt in der Regel zwischen sechs und zehn Jahren vor, in der Praxis gibt es jedoch weitere wichtige Fristen. Die Aufbewahrungspflicht beginnt jeweils mit Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzten Änderungen oder Handlungen in den jeweiligen Unterlagen vorgenommen wurden.
Rechnungen (z.B. Ein- und Ausgangsrechnungen, Bons): 10 Jahre
Buchungsbelege: 10 Jahre, § 147 AO
steuerrelevante Aufzeichnungen (u. a. Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanz): 10 Jahre, § 147 AO
Empfangene und versendete Geschäftsbriefe: 6 Jahre, § 147 AO
Mahnvorgänge: 6 Jahre, § 257 HGB
Reisekostenabrechnungen: 10 Jahre, § 257 HGB
Bewerbungsunterlagen: übliche, unverbindliche Löschfrist: 6 Monate, wenn dem Bewerber abgesagt wird, 3 Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses, wenn der Bewerber den Arbeitsplatz erhält
Arbeitszeiterfassung (eigene Mitarbeiter sowie Leiharbeitnehmer): 2 Jahre, § 16 Abs. 2 ArbZG, übliche, unverbindliche Löschfrist: 3 Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses
Arbeitsverträge: 6 Jahre, § 147 AO, übliche, unverbindliche Löschfrist: 30 Jahre nach Einstellung (Versorgungsansprüche auch für Hinterbliebene verjähren 30 Jahre nach Entstehung)
Lohnbelege: 10 Jahre, § 147 AO
Unterlagen zu Arbeitsunfällen: 5 Jahre, § 24 DGUV Vorschrift 1
Unterlagen zu Haftungsfällen wegen Sachschäden: übliche, unverbindliche Löschfrist: 10 Jahre
Unterlagen zu Haftungsfällen wegen Verletzung von Körper oder Gesundheit: übliche, unverbindliche Löschfrist: 30 Jahre
Verträge: (z.B. Werk-, Leasingsvertrag): 6 Jahre (Frist beginnt nach Beendigung des Vertrags), § 267 HGB, § 147 AO