Papierloses Büro: E-Rechnung einfach erklärt

20. Dezember 2023

Viele Betriebe verwenden sie schon, die E-Rechnung. Sie ist bereits jetzt für Geschäfte mit öffentlichen Behörden Pflicht. Doch bald wird sie auch für Aufträge mit Geschäftskunden eingeführt. Daher wird es höchste Zeit, sich mit ZUGFeRD und Co. zu beschäftigen.

Rund ein Jahr haben Handwerker noch Zeit, ihr Rechnungswesen zu digitalisieren. Denn ab Januar 2025 ändern sich wichtige Vorgaben für die Geschäfte im B2B-Bereich. Wenn Unternehmen miteinander Geschäfte machen, dann müssen sie künftig elektronische Rechnungen empfangen und ausstellen können, die den rechtlichen Vorgaben entsprechen. Höchste Zeit also auch für kleine Betriebe, sich mit dem Thema E-Rechnung zu beschäftigen.

Was bei der Digitalisierung des Rechnungswesens zu beachten ist und wie die ersten Schritte aussehen, zeigt der folgende Beitrag.

1. Was ist eine E-Rechnung, was nicht?

Zunächst einmal sollte geklärt werden, was gemeint ist, wenn man von einer E-Rechnung spricht. Eine europäische Richtlinie regelt ganz genau, was eine E-Rechnung ausmacht: ein Dokument, das in einem strukturierten Datensatz erstellt, übermittelt und empfangen wird und dadurch in einem Format vorliegt, das die automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht. Um den Anforderungen an die neue Pflicht zu genügen, muss das strukturierte elektronische Format der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen gem. RL 2014/55/EU (und damit der CEN-Norm EN 16931) entsprechen.

Wichtig: Wer ein simples PDF anfertigt, verschickt demnach keine elektronische Rechnung. Denn ein PDF beinhaltet keinen strukturierten Datensatz. PDF-Rechnungen sind rein bildhafte Rechnungen und können nicht automatisiert beim Rechnungsempfänger verarbeitet werden.

2. Was ändert sich 2025 bei der Rechnungsstellung?

  • Dieverpflichtende E-Rechnung soll zum 01. Januar 2025 für steuerbare und steuerpflichtige inländische B2B-Umsätze eingeführt werden.
  • Ab dem 01. Januar 2025 müssen alle Unternehmen ohne Ausnahme in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen.
  • Der Versand von E-Rechnungen wird ab dem 01. Januar 2025 ebenfalls grundsätzlich für alle Unternehmen zur Pflicht, allerdings gibt es Übergangsregelungen.
  • Unternehmen, die bislang auf das EDI-Verfahren setzen, können dieses weiterhin nutzen, sofern die für die Umsatzsteuer erforderlichen Informationen aus dem verwendeten Rechnungsformat richtig und vollständig extrahiert werden können, sodass das Ergebnis der CEN-Norm EN 16931 entspricht oder mit ihr kompatibel ist.
  • Im Bereich B2C, also im Privatkundengeschäft, müssen keine E-Rechnungen verschickt werden.

Übergangsregelungen

  • Ab dem 01. Januar 2025 entfällt der Vorrang der Papierrechnung und jedes Unternehmen kann E-Rechnungen versenden. Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen jedoch weiterhin Papierrechnungen verschickt werden. Andere elektronische Formate (PDF etc.) dürfen nur noch mit Einwilligung des Empfängers versendet werden.
  • Ab dem 01. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro im B2B-Bereich E-Rechnungen versenden. Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von weniger als 800.000 Euro dürfen bis zum 31. Dezember 2027 noch sonstige Rechnungen (Papier, PDF etc.) versenden.
  • Ab dem 01. Januar 2028 müssen alle Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen versenden.

Ausnahmen

  • Die E-Rechnungspflicht gilt nicht für steuerfreie Lieferungen und Leistungen, Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro und Fahrausweise.

Quelle: DATEV

3. Welche Varianten der E-Rechnung gibt es?

Für das von der EU vorgeschriebene Format gibt es aktuell in der Praxis zwei wesentliche Alternativen: den Standard der öffentlichen Verwaltung „XRechnung“ und das in der Wirtschaft gängige Format „ZUGFeRD“, das in der neusten Version 2.1.1 auch die Vorgaben der Verwaltung erfüllt. Beide Formate können mit einer entsprechenden Software erstellt werden.

  1. XRechnung: Bei einer XRechnung handelt es sich um ein XML basiertes Rechnungsformat. Hier gibt es keinen für den Menschen lesbaren Teil. Die XRechnung ist das Datenformat für die Zusammenarbeit mit öffentlichen Auftraggebern wie dem Bund (oder den Bundesbehörden). Sie basiert auf der Richtlinie 2014/55/EU und der Norm DIN EN 16931 und erfüllt alle Voraussetzungen für eine Rechnungsstellung, wie sie die seit 2020 gültige Verordnung vorgibt. Es gibt unterschiedliche Standards, wie die XRechnung eingereicht werden muss. Der Bund und die einzelnen Bundesländer haben jeweils unterschiedliche Lösungen entwickelt. Eine Deutschlandkarte mit den aktuellen Bestimmungen in den Bundesländern gibt es auf der Website des Verbands elektronische Rechnung.

    Die Rechnungen werden automatisch auf Fehler geprüft und das Unternehmen erhält gegebennefalls eine entsprechende Rückmeldung. So kann schnell reagiert und der Fehler im Dokument behoben werden. Die XRechnung soll dabei helfen, Geld und Zeit zu sparen und die Digitalisierung der Verwaltung voranzutreiben.
  2. ZUGFeRD: Die Abkürzung ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Das Datenformat wurde mit Unterstützung des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie (BMWi) entwickelt. Gesetzlich basiert die ZUGFeRD Rechnung auf der Richtlinie 2014/55/EU und auf der Norm DIN EN 16931.

    Bei einer ZUGFeRD Rechnung handelt es sich um ein hybrides elektronisches Rechnungsformat. Hybrid bezieht sich hierbei auf die Lesbarkeit des Dokuments: Eine entsprechende Rechnung besteht aus dem für Menschen lesbaren PDF-Format sowie aus dem für Maschinen lesbaren XML-Format. Inhaltlich unterscheiden sich die Datentypen in der Regel nicht. Sollten doch einmal Abweichungen vorkommen, gelten die XML-Daten. Die XML-Datei ist im PDF eingebettet, sodass beim Versand immer beide Dateitypen verschickt werden. Eine ZUGFeRD Rechnung kann über verschiedene Wege übermittelt werden, sei es über E-Mail, Datenaustausch oder Upload und Download.

4. Was brauchen Sie, wenn Sie Ihren Betrieb auf E-Rechnungen umstellen möchten?

a) Die richtige Software

Wer seine Buchhaltung digitalisieren und dabei auch elektronische Rechnungen einführen möchte, sollte sich in einem ersten Schritt die passende Software für seinen Betrieb suchen.

Das sollten Sie prüfen:

  1. Sie haben noch keine Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware: Dann sollten Sie sich mit dem Thema vertraut machen. Neben der Möglichkeit zur E-Rechnung bieten digitale Rechnungs- und Buchhaltungsprogramme auch noch weitere Möglichkeiten an, die Buchhaltung im Betrieb zu vereinfachen und Zeit zu sparen. Ob die Software E-Rechnungen nach den neusten Standards erstellen kann, kann man direkt beim Hersteller erfragen oder auch in der Produktbeschreibung nachlesen.
  2. Sie verwenden bereits eine Buchhaltungssoftware: Wer bereits eine Buchhaltungssoftware einsetzt, sollte prüfen, ob die Software in der Lage ist, technisch und inhaltlich korrekte E-Rechnungen entweder im XRechnungs- oder ZUGFeRD-Format zu erzeugen. Ist dies nicht der Fall, sollte geprüft werden, ob die Software nachgerüstet werden kann.
  3. Sie lassen Ihre Rechnungen grundsätzlich über den Steuerberater erledigen: Wer seine Rechnungen grundsätzlich an seinen Steuerberater abgibt, sollte mit ihm besprechen, dass  dessen Software E-Rechnungen normkonform erstellen und verarbeiten kann. (siehe auch Punkt c „Zusammenarbeit mit dem Steuerberater“)

b) Mitarbeiterschulungen

Wer eine passende Software gefunden hat, sollte seinen zuständigen Mitarbeiter aus der Buchhaltung schulen. Seminare zum Thema ZUGFeRD und XRechnungen bieten zum Beispiel die regionalen Handwerkskammern an. In den Schulungen werden neben den rechtlichen Aspekten auch praktische Tipps zur Umsetzung im eigenen Betrieb angesprochen.

c) Zusammenarbeit mit dem Steuerberater

Bei vielen Betrieben übernimmt der Steuerberater einen Großteil der Buchhaltung. Er kann auch E-Rechnungen (egal ob XRechnung oder ZUGFeRD) erstellen und direkt an den Kunden schicken. Es ist ratsam, sich bei der Umstellung auf E-Rechnungen mit dem Steuerberater an einen Tisch zu setzen und zu besprechen, in welchem Umfang er künftig bei diesem Thema eingebunden werden soll.

Der Steuerberater ist auch deshalb wichtig, weil es bei der E-Rechnung nicht nur um eine technische Lösung für die Erstellung und Übermittlung geht, sondern auch um (umsatz-)steuerrechtliche Aspekte und die Integration der elektronischen Rechnungsstellung in den gesamten Rechnungswesensprozess.

Quelle: DHZ

Ihr Ansprechpartner zu diesem Thema bei der Handwerkskammer Rheinhessen ist Marc Siebert, E-Mail: m.siebert@hwk.de; Tel.: 06131 9992-275.

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