Eine ordnungsgemäße Kassenführung ist insbesondere für bargeldintensive Betriebe von ganz erheblicher Bedeutung, da sonst im Rahmen von Kassen-Nachschauen oder Betriebsprüfungen gravierende Steuernachzahlungen drohen.
Unternehmen, die bisher keine Registrierkasse benutzen oder kein elektronisches System verwenden, sind aber nicht zur Anschaffung gezwungen, denn eine allgemeine Pflicht zur Nutzung einer Registrierkasse besteht weiterhin nicht. Mit dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen von Dezember 2016 hat der Gesetzgeber Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung geschaffen.
Seit 2017 gilt:
- Einzelaufzeichnung jedes Geschäftsvorfalls sowie jederzeitige Auswertungsmöglichkeit.
- Aufzeichnung jeder Änderung bei Journal-, Auswertungs-, Programmier- und Stammdaten.
- Belege sind unveränderbar und vollständig aufzubewahren.
- Alle Kassenaufzeichnungen sind zehn Jahre lang zu archivieren
Zusätzliche Anforderungen seit 1. Januar 2020
Zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung
Ab 1. Januar 2020 müssen alle digitalen Grundaufzeichnungen, die mit elektronischen Aufzeichnungssystemen erstellt werden, mittels zertifizierter technischer Sicherheitseinrichtung geschützt werden. Die Bestimmung und Zertifizierung der technischen Anforderungen erfolgt durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI). Die notwendigen Bestandteile sind ein Sicherheitsmodul, ein Speichermedium sowie eine einheitliche digitale Schnittstelle.
Verschiebung des Anwendungszeitpunktes der Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) bis 30. September 2020
- Das Bundesfinanzministerium hat eine „Nichtbeanstandungsregelung“ veröffentlicht.
- Danach sind die technisch notwendigen Anpassungen und Aufrüstungen zwar umgehend durchzuführen und die rechtlichen Voraussetzungen unverzüglich zu erfüllen.
- Nicht beanstandet wird, wenn die elektronischen Aufzeichnungssysteme längstens bis zum 30. September 2020 noch nicht über eine TSE verfügen.
Ausnahme Registrierkasse
Für Kassen, die nach dem 25. November 2010 und bis Ende 2019 angeschafft wurden und den Vorgaben der Kassenrichtlinie 2010 entsprechen, gilt folgende Ausnahme:
- Sind diese Registrierkassen bauartbedingt nicht aufrüstbar, so dass sie die neuen Anforderungen nicht erfüllen, dürfen sie bis zum 31. Dezember 2022 weiter verwendet werden.
- Bei fehlender bauartbedingter Aufrüstbarkeit sollte eine schriftliche Bestätigung des Kassenherstellers angefordert und der Verfahrensdokumentation beigefügt werden.
Belegausgabepflicht
Bei der Nutzung von elektronischen Aufzeichnungssystemen muss ein Beleg (elektronisch oder in Papierform) für den Kunden erstellt und diesem zur Verfügung gestellt werden. Der Kunde ist jedoch nicht zur Mitnahme des Beleges verpflichtet.
Belegangaben:
- den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers,
- das Datum der Belegausstellung und den Zeitpunkt des Vorgangsbeginns sowie den Zeitpunkt der Vorgangsbeendigung,
- die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung,
- die Transaktionsnummer,
- das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag,
- die Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder die Seriennummer des Sicherheitsmoduls.
Auf diese Belegangaben kann während der Inanspruchnahme der Nichtbeanstandungsregelung verzichtet werden:
- Zeitpunkt des Vorgangsbeginns sowie den Zeitpunkt der Vorgangsbeendigung,
- Transaktionsnummer,
- Seriennummer des Sicherheitsmoduls.
Meldepflicht
Steuerpflichtige, die elektronische Aufzeichnungssysteme verwenden, müssen die Art und Anzahl der im Unternehmen eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssysteme sowie der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtungen (sog. TSE) dem zuständigen Finanzamt mitzuteilen. Diejenigen Steuerpflichtigen, die ein elektronisches Aufzeichnungssysteme vor dem 1. Januar 2020 angeschafft haben, haben diese Meldung bis zum 31. Januar 2020 zu erstatten.
Die oben dargestellte Mitteilungspflicht an das zuständige Finanzamt wurde mit der (oben genannten) Nichtbeanstandungsregelung so lange ausgesetzt, bis eine elektronische Übermittlungsmöglichkeit vorhanden ist. Der Zeitpunkt des Einsatzes der elektronischen Übermittlungsmöglichkeit wird im Bundessteuerblatt bekannt gegeben.
Wer aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle oder andere Vorgänge mit Hilfe eines elektronischen Aufzeichnungssystems erfasst, hat dem zuständigen Finanzamt aber künftig nach amtlich vorgeschriebenem Vordruck folgendes mitzuteilen:
- Name des Steuerpflichtigen,
- Steuernummer des Steuerpflichtigen,
- Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung,
- Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems,
- Anzahl der verwendeten elektronischen Aufzeichnungssysteme,
- Seriennummer des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems,
- Datum der Anschaffung des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems,
- Datum der Außerbetriebnahme des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems.
Die Mitteilung ist innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme des elektronischen Aufzeichnungssystems zu erstatten.
Nochmal auf einen Blick: ZDH-Flyer: Brennpunkt Kassenführung